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Définition
Quand on parle de dématérialisation, plusieurs usages fondamentalement différents sont possibles :
- Dématérialisation «simple»
Consiste à envoyer des documents sortants sous forme de données numériques, mais sans qu'une valeur légale ou probante ne puisse leur être associée ; un double flux est alors nécessaire afin d'adresser aussi ces documents dans un format papier (document original)
- Dématérialisation à «valeur probante ou légale ou fiscale» :
Les factures fiscalement dématérialisées et échangées entre deux partenaires commerciaux correspondent à la télétransmission de «factures» sous forme électronique, sans que celle-ci soit échangée sous forme de document papier. L’administration fiscale reconnaît ainsi la validité du fichier émis et/ou reçu en tant que preuve.
Pour supprimer définitivement le papier, il faut cependant s’assurer de respecter un cadre légal parfaitement défini. Basée sur la Directive européenne 2001/115/CE, la réglementation française a précisé le champ d’application des échanges de la facture par voie électronique dans le Bulletin Officiel des Impôts du 7 août 2003, permettant ainsi de s'assurer dans le temps de l'intégrité du document numérique et de l'authenticité de son origine (cf. signature électronique, format de données structurées ou EDI selon l'article 289 bis du CGI pour les factures clients par exemple)
- Dématérialisation «partielle» :
Concerne des documents, le plus souvent nativement numériques, mais (re)matérialisés en bout de chaîne en raison de contraintes légales, techniques ou organisationnelles. Les documents sortants ainsi (re)matérialisés étant reçus au format papier par leurs destinataires (par exemple, les bulletins de paie pour les collaborateurs ne souhaitant pas les recevoir au format dématérialisé, les factures clients en cas de dématérialisation non fiscale, les documentations commerciales ou de communication, etc.).
Module de dématérialisation des factures
Ce module permet d'émettre ou de recevoir des factures de vos partenaires, en vous affranchissant de tout support papier. Pour respecter le cadre légal, il permet notamment :
- de préserver l'identité des messages émis et reçus
- de constituer, au fil de l'eau, une liste récapitulative
- de maintenir un fichier des partenaires et d'historiser les mouvements
- de conserver les factures dématérialisées dans leur forme originale
Ce module a fait l'objet d'un audit de conformité avec les dispositions réglementaires européennes (directive 2001/115/CE) et française (article 289 bis du Code Général des Impôts).
GENEDI attesté par GS1
Contexte et objectifs
La dématérialisation des factures, au sens réglementaire du terme, est perçue par plusieurs distributeurs membres de GS1 France comme un projet majeur, porteur de gains de productivité substantiels.
Par ailleurs, un certain nombre de fournisseurs adhérents de GS1 France font part, de manière régulière, de leurs craintes vis-à-vis des contrôles que la Direction Générale des Impôts (DGI) peut être amenée à réaliser sur la dématérialisation de leurs factures. Craintes renforcées par la multiplication des outils et solutions qui sont proposés aux entreprises souhaitant démarrer un tel projet.
C’est dans ce contexte qu’un Comité d’utilisateurs (fournisseurs et distributeurs) a été mis en place au sein de GS1 France dans le but d’accompagner la démarche des entreprises et de créer les meilleures conditions au développement rapide de cette technique.
Sous l’impulsion de ce Comité, GS1 France a décidé de s’engager dans un processus de qualification des outils de dématérialisation, outils proposés à ses adhérents par les offreurs de solutions. Pour ce faire, le Comité a défini un certain nombre de fonctionnalités jugées minimales que devront respecter les outils pour pouvoir bénéficier de la certification.
Un cahier des charges définit la procédure que GS1 France suivra et les contrôles qui devront être effectués avant que le Comité n’accorde sa qualification à un outil. Il fournit ainsi aux utilisateurs potentiels et aux offreurs de solutions les éléments nécessaires à l’obtention de la qualification.
C’est dans ce contexte qu’un Comité d’utilisateurs (fournisseurs et distributeurs) a été mis en place au sein de GS1 France dans le but d’accompagner la démarche des entreprises et de créer les meilleures conditions au développement rapide de cette technique.
Sous l’impulsion de ce Comité, GS1 France a décidé de s’engager dans un processus de qualification des outils de dématérialisation, outils proposés à ses adhérents par les offreurs de solutions. Pour ce faire, le Comité a défini un certain nombre de fonctionnalités jugées minimales que devront respecter les outils pour pouvoir bénéficier de la certification.
Un cahier des charges définit la procédure que GS1 France suivra et les contrôles qui devront être effectués avant que le Comité n’accorde sa qualification à un outil. Il fournit ainsi aux utilisateurs potentiels et aux offreurs de solutions les éléments nécessaires à l’obtention de la qualification.
Champ d'application de la qualification
La qualification des outils de dématérialisation des factures par GS1 France se limite à des contrôles relatifs à l'utilisation des standards GS1 et au respect des exigences de la réglementation et de la DGI.
Procédure de contrôle
Pour réaliser la qualification, une batterie de factures a été constituée en EANCOM. Celle-ci comporte des messages corrects qui doivent être acceptés par les outils et des messages erronés qui doivent être rejetés.
Lors de cette qualification, GS1 France vérifie :
- la présence des données obligatoires dans le fichier des partenaires ;
- l'acceptation et le rejet des factures en émission et en réception ;
- la présence des données obligatoires dans les listes récapitulatives ;
- l'archivage des factures émises et reçues ;
- la restitution des factures brute et lisible.
Si l'outil répond positivement à l'ensemble de ces caractéristiques, il est considéré comme conforme aux recommandations et reçoit alors une qualification de la part de GS1 France.
